Programa de Incentivos, los pasos estratégicos que ayudarán a alcanzar las metas de productividad

Abr 4, 2019 | blog | 0 Comentarios

uando se habla de un Programa de Incentivos en una empresa, generalmente se relaciona a beneficios salariales. Sin embargo, la realidad actual ha demostrado que muchos colaboradores apelan a otro tipo de recompensas. Es más, los incentivos más valorados son los relacionados a las emociones o experiencias, que entregan un alto grado de impacto en el bienestar del colaborador y sentido de pertenencia en la empresa.

Lograr un mayor compromiso es lo que motiva a llevar a cabo la implementación de estos programas, lo que ahora se conoce como “salario emocional”. Ya su sola denominación puede esclarecer que su estrategia está basada en fomentar intangibles, como es la felicidad y estabilidad del empleado, fomentando su productividad y motivándolo al logro de metas y objetivos.

¿Qué es técnicamente un Programa de Incentivos?

El mejor ejemplo es la ecuación fundamental en psicología: Habilidad x Motivación = Rendimiento. En tanto, la teoría Incentive Magazine lo define como una «actividad planificada y diseñada para motivar a las personas a lograr objetivos organizacionales predeterminados». En pocas palabras, es una estrategia estructurada para que las personas hagan lo que la empresa espera y anhela.

¿Por qué las personas reaccionan de determinada manera?

Esto ocurre porque su comportamiento está siendo influenciado por una variedad de factores externos que los motivan. Por ejemplo, el hambre origina que una persona busque comida. Cuando se impulsa un incentivo (un objeto o evento que se valora) con un objetivo específico, un individuo está más motivado para alcanzar la meta.

Ante esto, surge la necesidad de que compañías profesionalicen sus planes de incentivos, ya que su efectividad puede variar en cómo se implementa.

Pasos estratégicos para establecer incentivos

1. Plan estratégico ¡Que comience el juego!

Un plan estratégico se puede asemejar a un juego donde existen reglas y objetivos, mientras que los colaboradores pasan a ser los participantes. He aquí las bases:

  • Utilizar un formato de plan de negocios: se tiene un negocio porque se busca vender, por tanto deben aplicarse las bases del marketing, para primero definir qué producto o servicio.
  • Expresar objetivos claros y específicos: mejorar ventas, aumentar productividad , eliminar accidentabilidad, retener a los talentos, alcanzar ciertos indicadores comerciales, por ejemplo.
  • Establecer lo que se busca lograr: ¿solucionar un problema?, ¿uno o más?, ¿qué tipo de problema?: potenciar la fuerza de venta, por ejemplo.
  • Definir un periodo concreto: los indicadores comerciales se dejan ver en mínimo seis meses, así es que es importante planificar a corto y mediano plazo. Aquí la paciencia será clave.

2. Identificar a la audiencia: ¿qué se necesita saber?

  • Quiénes son: identificar cuáles son mis colaboradores que necesitan ser motivados, cuáles reconocidos y quiénes fidelizados. Además se deben reconocer a los líderes y embajadores orgánicos, tras aplicar un plan de incentivos durante al menos seis meses.
  • Ingresos y educación: será determinante para saber a cuánto puede aspirar el colaborador y qué incentivos lo pueden movilizar. No es lo mismo un hervidor eléctrico, que un viaje a Roma.
  • Sentimientos y compromiso hacia la compañía: la lealtad y el desempeño pueden ser premiados con el mayor de los incentivos: el reconocimiento.
  • Atributos motivacionales: la emocionalidad o la practicidad, son como el yin y el yang de los sentimientos que movilizan a una persona a realizar una tarea.

3. Buscar la evidencia en el grupo

NGT Nominal Group Technique: proceso grupal que identifica obstáculos de la audiencia objetiva, las maneras de solucionarlos y generar acciones positivas para revertirlos. Esta técnica es una de las más usadas por los Programas de Incentivos, tanto para aplicarlos por primera vez, como para evaluarlos.

Para aplicarlo, se requiere de ciertas pautas que ayudarán a sacarle el mejor partido a esta técnica. Básicamente se dividen en:

a. Reconocer y designar a un facilitador entrenado

Persona con las habilidades comunicacionales específicas para empatizar con los encuestados y que entreguen la mayor cantidad de información. Se les puede denominar embajadores.

b. Definir a los participantes de la audiencia

Deben ser de 6 a 10 para que se genere la interacción óptima, y los participantes deben ser seleccionados para representar al grupo total (se puede requerir realizar más de un NGT).

c. ¿De qué se trata esta técnica? Siempre se debe explicar todo de manera clara

En este caso, el facilitador debe explicar su rol, la intención de la sesión y que los resultados se considerarán para el diseño del Programa de Incentivos.

d. Ronda de preguntas para extraer “la evidencia”

¿Cuáles son sus metas en esta compañía?, ¿qué metas considera razonables y por qué?, ¿qué obstáculos le impiden alcanzarlas?, ¿qué acciones se pueden realizar para acercarse a los resultados deseados?, entre otras.

e. Finalmente, el facilitador guía la discusión, hasta asegurarse de que hay una respuesta consensuada

Las recomendaciones se votan y en el reporte final se consideran las tres respuestas más votadas.

4. ¿Cuáles son los tipos de Programas de Incentivos que existen actualmente?

Básicamente son dos: el abierto y el cerrado. En el primero, todos tienen la posibilidad de ganar, basado en sus acciones con objetivos concretos, como por ejemplo, “aumenta el valor de las ventas en un 5% y ganarás 1000 puntos”. En esta meta hay mayor nivel motivacional e impacto en el desempeño.

En el cerrado, en tanto, existe un número predeterminado de ganadores. Por ejemplo, “ganan los 10 participantes con los mayores aumentos en ventas”. Esto desmotiva a los participantes y hay un menor resentimiento en el desempeño.

Pero también existe el modo escalonado, que entrega premios a diferentes niveles de cumplimiento. Un ejemplo de esto es: “10.000 puntos por un aumento de 5% en cumplimiento; 20.000 por un aumentos de 7,5%, etc.”. Esto incentiva a los participantes a esforzarse más para alcanzar el siguiente nivel.

¿Cuál elegir? Eso depende del número de participantes y los objetivos a alcanzar.

Existen otros factores importantes al definir un Programa de Incentivos y se le puede denominar “la estructura del juego”:

a. Duración

Hay que hacerlos coincidir con un ciclo de venta o necesidad del negocio, darlos a conocer de manera rápida y atractiva, y generar programas cortos dentro de una etapa de mayor duración.

b. Mecánica

Recompensas por los resultados que se quieren lograr y también por los procesos desarrollados. Para ello se aplicarán metas ajustadas a personas, para que ganen entre un 25% y un 50% de los participantes.

c. Bases

Son como las de concurso ante notario. Se debe definir quiénes participan en el programa, su duración, mecánica,  restricciones, implicaciones positivas de participar y los medios de comunicación internos (APP, webs, intranet) que se utilizarán.

d. Puntos

Se establecerá una unidad de conversión –generalmente puntos u otra denominación adscrita a la empresa – como “moneda de cambio».

e. Formato

Es importante definir si se realizará en un formato individual o por equipos, puesto que en grupo se pueden alcanzar mejores resultados que en los programas individuales (40% v/s 25%). Si se decide realizar equipos, hay que construirlos de manera equitativa.

5. Estrategia de comunicación del juego

Ningún Programa de Incentivos, por más que esté perfectamente diseñado, tendrá un resultado favorable si no se comunica de manera efectiva. Por tanto, lo principal es que los gestores de este cambio en la empresa diseñen una estrategia para dar a conocer que existe un Programa de Incentivos, que es entretenido y motivante, y que se pueden ganar beneficios muy significativos.

La comunicación del juego debe ser apropiada para que llegue a todo tipo de participantes. Por ejemplo, si los empleados son jóvenes y tecnológicos, lo mejor es usar plataformas, e-mail marketing, whatsapp marketing, etc. Sin embargo, si no están muy familiarizados con las nuevas tecnologías, las visitas a terreno y la comunicación cara a cara resultan más efectivas.

Básicamente se deben informar constantemente las “reglas del juego” y el avance de este a través de newsletters, reuniones, reportes y comparaciones entre compañeros (para crear sana competencia), reconocer públicamente, realizar capacitaciones y cómo no… ¡la celebración final!

6. Premios y reconocimiento en base a un programa de puntos: lo más esperado

Los incentivos nunca serán monetarios, puesto que están intrínsecamente ligados a la emocionalidad y al recuerdo. ¿Por qué?  Nadie recordará los 50 mil pesos ganados en un mes si los gastó en pagar deudas, pero sí recordará los 50 puntos que le llevaron a juntar los suficientes como para ir al caribe de vacaciones. Todo debe ir en base a un programa de puntos especificado con antelación en la asesoría de éste.

Los premios y viajes son recordados por mayor tiempo que el dinero, puesto que son experiencias.

7. ¿Cuánto me quiero gastar? La inversión en el Programa de Incentivos

Todo depende de la organización, la problemática a solucionar, la cantidad de colaboradores, pero es muy útil que se establezcan costos fijos, presupuesto para premios y las métricas para los KPI al final de cada ciclo.

Para sacar un mejor provecho a un Programa de Incentivos, Reconocimiento o Fidelización, es absolutamente necesario que se ponga en manos de expertos, sino, podría resultar un desastre y el remedio puede ser peor que la enfermedad.

8. Métricas del programa

Junto con la definición del presupuesto, la medición de los resultados es un mundo aparte que debe ser explicado con mayor exactitud para dotar de valor al Programa de Incentivos. Básicamente, las métricas se dividen en métricas de resultados y métricas de procesos, que deben ser efectuadas por profesionales como ingenieros comerciales o expertos en marketing y estadísticas. Las métricas del programa ayudan a evaluar los  indicadores comerciales, KPI, rentabilidad, mermas, ventas y productividad.

Existen diversas “plantillas descargables”, pero si no se saben llenar con los datos correctos, no tienen ninguna validez.

9. Seguimiento del Programa de Incentivos y administración de beneficios: llegando a la meta

Cualquier Programa de Incentivos que se precie como tal, debe tener un período de seguimiento por parte del departamento que lo realiza y, lo más importante, corroborar que los incentivos se administran a las personas en el momento indicado.

Asimismo, el seguimiento exhaustivo del Programa de Incentivos ayuda a la compañía a:

  • Implementar el plan de negocio del programa de acuerdo al tiempo establecido.
  • Tener un sistema simple para recolectar y reportar los datos.
  • Contar con una base de datos actualizada de los participantes.
  • Enviar los reportes en los plazos establecidos.
  • Asegurarse de que todos los premios se entreguen en el plazo establecido.
  • Calcular resultados y retorno sobre la inversión.
  • Hacer seguimiento a los canjes de premios y sus costos asociados.

Los Programas de Incentivos ayudan a obtener información útil sobre los participantes. Esta sería desconocida para la compañía, si el empleado no tuviera ningún incentivo para entregarla.

10. Análisis de los indicadores comerciales y feedback: final del juego

Llega el momento de saber los resultados reales, cuantitativa y cualitativamente, para lo que se aconseja tomar ciertas premisas (siempre en manos de consultores capacitados):

  • Contrastar resultados reales versus los estimados y determinar los factores externos que pudieron haber afectado el desempeño.
  • Realizar un análisis por cada participante, para determinar patrones que pueden proveer de nuevas ideas de mejoras en el futuro.
  • Monitorear la información después de finalizado el Programa de Incentivos, para ver qué sucede con las métricas de resultados y procesos.
  • Si los procesos mostraron mejoras, pero los resultados disminuyeron, se puede concluir que hubo factores externos que afectaron los resultados.
  • Si los resultados aumentaron, pero el proceso disminuyó en calidad o cantidad, se puede asumir que los resultados tuvieron poco que ver con el programa.

En la actualidad, los datos están demostrando la efectividad de los Programas de Incentivos, pero no es aconsejable que su diseño y puesta en marcha lo realice una persona sin experiencia en el tema, ya que esto puede desencadenar su fracaso y que sus resultados sean mal interpretados.

Necesariamente las organizaciones deben asesorarse a través de expertos capaces de realizar esta gestión, mediante consultorías basadas en una estrategia efectiva. Para ello, existen empresas especializadas en Incentive Marketing.

Un ejemplo de esto es lo que realiza SAWA Incentive Marketing, donde expertos detectan las reales necesidades de las compañías y hacen un programa a medida, garantizando la plena satisfacción de sus clientes.